2004-03-18 2004-06-04 Bougouin Christine AJLSM Ce guide est destiné à expliciter l'utilisation du schéma dans le cadre des Monuments Historiques. Ce métier de la DAPA a ses propres règles de fonctionnement qui induisent des particularités d'application du schéma du fait de son processus de gestion des documents et de ces derniers. Il s'agit de définir la typologie des documents, leur contenu et structure en SDAPA et de préciser les métadonnées nécessaires et les relations entre eux. Ce guide d'application particulier au groupe métier Monuments Historiques illustre les points particuliers d'utilisation du schéma SDAPA. Ce dernier est un schéma généraliste susceptible de s'adapter à un très grand nombre de situations, néanmoins il convient de fixer les règles d'utilisations ou de bons usages pour des cas précis. En effet, chaque métier DAPA a ses propres règles de fonctionnement qui induisent des particularités d'application du schéma du fait des processus de gestion des documents et de leurs processus métiers. Il s'agit principalement de déterminer les métadonnées nécessaires et les typologies particulières. En dehors des règles générales d'applications du schéma, les points principaux à aborder dans cette partie sont les informations caractéristiques de ce secteur, celles sans lesquelles la gestion des documents ne pourrait pas se faire telle quelle ; c'est-à-dire les métadonnées et les relations.

Il s'agit ici principalement du sectionnement des documents, comment il peut se faire dans un logiciel de traitement de texte bien utilisé (i.e. produisant des documents semi-structurés grâce entre autres à l'utilisation des styles). La plupart des documents qui interviennent dans le système d'informations documentaire des Monuments Historiques sont des documents rédactionnels, c'est-à-dire que les logiciels normalement utilisés pour les éditer sont des traitements de texte. Le schéma SDAPA permet de traiter ces documents aussi bien en respectant les notions de blocs de texte et d'enrichissement typographique. Il permet aussi d'insérer des illustrations, des tableaux, traiter les index et les tables des matières. Avec un éditeur XML correctement configuré, l'édition de documents suivant le schéma SDAPA ne sera pas très différente du travail dans un traitement de texte utilisé avec les notions de stylage (insertion de style de texte pour gérer la mise en forme du document et générer des tables des matières). Autre chose, contrairement à un traitement de texte, il n'y pas de séparation du document en page, inutile dans un contexte de dossier électronique appelé à de multiples sorties (HTML, PDF, papier). Et de toute manière, cette préoccupation relève de la mise en forme. Il faut donc repenser sa manière de concevoir les documents et les sectionner en plusieurs fichiers afin que l'on évite d'avoir des fichiers au kilomètre.

Dans l'environnement Monuments historiques, il existe une certain nombre de documents :noticesillustrationsdossiers documentaires normalisés : dossier de protection constitué du dossier historique et du dossier administratif, dossier généralétudes, rapports : étude préalable, PAT, DDOEPV de commission, aviscarnet d'entretien, fiche sanitairearchives, documents figurés Après cette description du paysage documentaire des Monuments historiques, il importe de déterminer de quelle manière ceux-ci peuvent être traités avec le schéma SDAPA suivant la nature des informations qu'ils contiennent. Cela revient à déterminer l'élément de plus haut niveau qui va les représenter. pour un notice ou un enregistrement issu d'une base de données, record pour un ensemble de notices, set pour un dossier, soit un document complexe : dans ce cas, on peut considérer qu'il s'agit d'un book qui est surtout constitué d'une table des matières qui pointe vers les différents documents constituant articles, record, bibliographie. Exemple : dossier de protection, étude préalable, PAT, DDOE, etc. pour un décret ou des documents simples, article pour une bibliographie, bibliography pour une procedure, procedure En généralité, on peut considérer qu'article s'applique pour des documents rédactionnels simples (éléments constitutifs d'un dossier, carnet d'entretien, PV, avis), book pour un ensemble de documents rédactionnels ordonnés (l'agencement des documents se fait par l'intermédiaire d'une table des matières que représente l'élément contents et l'ordre est fixé par celui des éléments summary), record pour des enregistrements et resource pour une série de métadonnées.

Comme déjà discuté dans la documentation au sujet du schéma lui-même, toute la problématique du passage au dossier électronique dépend de l'architecture schématique adoptée pour représenter les relations entre les différents documents d'un processus d'affaires. Cependant, l'un semble plus réaliste à mettre en place et particulièrement dans le cas des MH. Il s'agit du schéma réseautique. Dans ce cas, les métadonnées communes à tous les documents sont celles relatives à l'objet protégé (donc un immeuble ou objet).

L'idéal serait en effet de n'avoir qu'une seule occurrence des métadonnées relatives à un monument historique reliée à chacun des documents qui s'y rapportent plutôt que de les répéter dans chaque document. Seulement cela sous-entend que tous les intervenants aient accès à ces métadonnées (base de données des MH) ou au moins à leur identifiant. L'autre modèle possible est que chacun des documents comporte en plus de ses propres métadonnées celles du MH auquel il se rapporte, comme c'est la cas actuellement : tous les documents contiennent au moins le nom du monument historique concerné, sa localisation. Il est possible de combiner ces deux approches. Le tableau ci-dessous montre la structure en SDAPA que pourrait avoir les documents produits pour les Monuments historiques. Il ne s'agit que de suggestions de structure qui montrent entre autres que ces types de documents peuvent être traités mais ce n'est pas la seule manière dont ils peuvent l'être. D'après la terminologie des documents des Monuments historiques, un grand nombre de cas est couvert avec peut-être principalement le traitement des dossiers et des enregistrements. Dans le cas des premiers, documents complexes par définition, leur structure peut varier suivant le niveau d'éclatement en fichiers que l'on souhaite adopter et aussi suivant l'importance du contenu :1ère méthode : on peut considérer qu'un dossier est un ensemble de sous-dossiers ou parties, ce qui se traduit par l'usage d'un élément part pour chacune des parties identifées. Le contenu de ces parties peut se trouver dans le document ou dans des fichiers vers lesquels il suffit de pointer par l'intermédiaire de l'attribut uri de part.2ème méthode : un dossier peut aussi être un agencement de documents ordonnés (fichiers externes) et dans ce cas content est plus approprié avec un lien vers les documents subordonnés au niveau de l'attribut uri des part ou summary.3ème méthode : le dossier est traité comme un livre et tout le contenu est structuré en sections dont le contenu peut se trouver là ou dans des fichiers externes dont l'URI représente alors la valeur de l'attribut uri.

Documents MH	Structure en SDAPA correspondante
Enregistrement issu de base de données (Agrégée, bases nationales)
Dossier de protection
Carnet d'entretien
iche sanitaire
Etude préalable
PAT
DDOE
Rapport de restauration
PV
Avis sur protection et travaux
Procédures
Déclaration de travaux
Autorisation de travaux
Permis de construire
Dossier d'opérations de travaux
Archives
Documents figurés
Normes
Dossier général

Afin de pouvoir gérer les documents dans un environnement structuré, un certain nombre d'informations sont nécessaires. Il s'agit par exemple de la cote dans un catalogue bibliographique. Quelles sont les informations essentielles pour repérer et gérer les documents dans le contexte des Monuments historiques ? Il existe deux niveaux de métadonnées : celles relatives au document lui-même celles relatives au monument historique. Elles servent entre autres à identifier tous les documents se rapportant à un même monument historique. Les secondes sont communes à un ensemble de documents tandis que les premières dépendent de chaque document.

Ces métadonnées apportent de l'information sur le document lui-même et non pas sur le monument historique. Elles viennent compléter celles décrites dans le guide DAPA et apportent des détails propres au contexte des Monuments historiques. Type de documents ; la typologie définitive reste à définir : avis, pv, fiche-sanitaire, etude-prealable, pat, ddoe, rapport-restauration, dossier-protection, notice-agregee {typologie des documents} Rôle des acteurs : dans l'environnement des Monuments historiques, un certain nombre d'intervenants produisent des documents, CRMH, SRA, DRAC, AGRIPPA, CRPS (Commission régionale du Patrimoine et des Sites), préfet, CAOA (Conservateur des Antiquités et Objets d'Art), propriétaire, MCBP (Ministère de la culture et de la communication, bureau de la protection des MH), SDMH (sous-direction des MH à la DAPA), SDAP (services départementaux de l'architecture et du patrimoine), ACMH (architecte en chef des MH), VMH (vérificateur des MH), CE (Conseil d'Etat), CDOM (commission départementale des objets mobiliers), CSMH (commission supérieure des MH), CORIPHAE, ABF (architecte des bâtiments de France), CMH, CRA (conservateur régional de l'Archéologie), rapporteur, ACMH, CRI, ministère. L'idéal est de pouvoir préciser à chaque fois qu'il est fait mention d'un agent, son rôle ou en qualité de quoi il intervient. Relations : renvois à des documents reliés

Quelles sont les métadonnées relatives à un monument historique et communes à tous les documents qui s'y rapportent ? Informations d'identification : titre courant du monument historique et de son numéro identifiant. {numéro} Type du monument historique {objet ou immeuble} Niveau de protection : dans le cadre des Monuments historiques, cette information est importante ; inscrit, classé, inscrit et classé, en instance de classement {Niveau de protection} Problème cette information peut évoluer aussi faudrait-il qu'une date lui soit associée.

Une des caractéristiques des Monuments historiques est qu'une grande partie des documents est produite par des intervenants extérieurs (architectes des monuments historiques, entrepreneur, etc.). Dans cette situation, comment mettre en place les dossiers électroniques? Quel niveau de contraintes est -il acceptable d'imposer? édition de documents suivant le schéma SDAPA ajout de métadonnées au format Dublin Core ou au format SDAPA ne rien imposer et à la réception des documents leur ajouter des métadonnées fournir des modèles de documents conformes au schéma SDAPA

L'organisation des fichiers et les relations entre eux est cruciale dans le contexte des MH où une partie des documents d'un processus d'affaires n'est pas créée par une institution DAPA mais par des intervenants extérieurs. Dans ce cas, on ne peut pas obliger les gens à suivre des structures trop strictes et nécessitant des outils trop particuliers. La seule chose essentielle est de disposer des informations minimales pour identifier à quel objet documentaire, ici quel MH, se rapporte le document. Or ceci se fait déjà par des métadonnées rappelées dans chaque document, à savoir le nom du MH et sa localisation. Pour relier les documents d'un même processus de gestion, il suffirait à l'entrée d'un document dans l'institution d'ajouter un lien vers le fichier contenant les métadonnées plus complètes et disposant lui d'une URl pérenne. La structure des documents MH (voir ci-dessus) reflètent la manière dont les documents physiques sont traduits à l'aide d'éléments SDAPA. On voit ainsi que la notion de dossier ou de chemise (contenant physique) est traduite par l'élément book. Celui-ci n'est souvent constitué que d'une table des matières ou de parties (ie les sous-dossiers) vers lesquelles il ne fait que pointer. Il ne paraît pas concevable de faite d'un dossier un seul document XML mieux faut faire un ensemble de fichiers reliés.